Bonnes fêtes!

Chers propriétaires,

Nous profitons de ce moment pour vous souhaiter le meilleur pour 2024.

Faites de 2024 une année pleine de bonne surprises, de beaux moments en famille et entre amis.

Salutations festives,

Le Comité.

Sécurité pour les cyclistes et automobilistes dans notre domaine!

 Chers propriétaires,

Vous verrez bientôt apparaître ces potelets de balisage réfléchissants à différents endroits du domaine. Ils aideront tout le monde sur le domaine à suivre correctement la route, même en présence de feuilles ou de neige. D'une longueur d'un peu plus d'un mètre, ils sont toujours visibles.

Cordialement,

Le comité.

Du beau travail a été fait sur le domaine!

Chers Propriétaires,

Du beau travail a été fait sur le domaine, une belle initiative de Nin et Jan. Un groupe de bénévoles a retroussé ses manches. Mieux que des mots, ces images montrent l'effet de travailler ensemble pendant plusieurs heures. La différence est impressionnante, on revoit les routes. 

Merci bien à toutes les personnes qui ont aidé.

Le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 14 novembre 2023

          

Chers propriétaires,

Ci-dessous vous lisez le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 14 novembre 2023.

Bonne lecture!

Yves.

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Rapport de la réunion du comité d'administration

14 septembre 2023 de 20.05 heures à 21.22 heures via Google Meet

Présents: Nancy, Stan et Bruno

Présent en tant qu’aspirant membre: Michel De Bock

Excusé: Rik & Yves

      

Aspirant Membre pour le Comité

Le conseil d'administration accueille Michel De Bock en tant que aspirant membre. Il se prépare en assistant aux réunion comme observateur pour comprendre le fonctionnement de l’asbl. Il posera sa candidature lors de l’AG de 2024. Michel assistera Rik dans ses tâches concernant les déchets et s'informera sur le fonctionnement de l'eau et de l'électricité dans le domaine. 

Les Poubelles

Nous réfléchissons toujours à une manière pour lutter contre les déversements illégals. Une idée est que chaque propriétaire garde ses propres poubelles à son chalet et les vide lui-même au lieu du locataire. Nous allons installer un meilleur éclairage avec détecteur de mouvement au niveau des poubelles. Une autre idée est d'accrocher une clé des Moloks dans un coffre-fort à clés au garage.

Moniteur Belge

Stan demandera à Yves s'il a envoyé la lettre à la Greffe pour publication dans le Moniteur 

Belge. Ceci pour officialiser la démission de Stan et Rik.

Compteurs

Les gens se plaignent des coupures de courant lors du remplacement des compteurs. Nous ne pouvons malheureusement pas changer cela. Tous les travaux doivent être effectués pour le Nouvel An et notre installation doit être approuvée. Bruno demandera à l'électricien de vérifier soigneusement les mécanismes jour/nuit.

Travaux

Un propriétaire demande la permission d'ouvrir le chemin de la Belle Flache pour y installer un câble. Le conseil ne croit pas que cela soit nécessaire car il existe des alternatives. Par exemple une carotteuse à main ou une tarière de sol.

Situation financière

Face à un grand nombre de débiteurs impayés, le domaine a décidé de faire le ménage. On commencera très bientôt.

Travaux d’eau

Le conseil demande s'il y a déjà une date pour que Saddek effectue les travaux sur les 

conduites d'eau principales. Stan dit que le rendez-vous ne pourra être pris qu'après le 

Nouvel An.

Fêtes de fin d'année

Le conseil installera des décorations de Noël dans le garage et une réception de nouvel an

aura lieu.

Prévoir une signalisation

Sur les carrefours du domaine (un triangle avec un  X ou Y ou T) par exemple. Et des flèches vers la sortie. On demandera prix chez la même firme qui a déjà fait des indicateurs.

On placera aussi un panneau à l’entrée que le domaine est geré pour une asbl.

Clef d’armoire éléctrique.

Nous allons placer un boîtier avec un code PIN où un propriétaire pourra emprunter la clé du boîtier électrique. Pour accéder à l’armoire en cas d'urgence.

 

Pour rapport, Stan Maes, complété par Yves Braeckman.
 
Stan Maes
Employé

Une majorité des propriétaires est en faveur du projet d'eau

Chers propriétaires,

Vous étiez nombreux à réagir sur notre invitation de donner votre avis sur le branchement de notre réseau d’eau sur l’eau de ville. Nous étions ravis de lire pas moins de 55% de réactions! Et sans vous tenir en suspens: 83% des propriétaires se sont exprimés en faveur de ce projet.

Nous allons préparer ce qui est à préparer pour lancer les travaux en printemps 2024 et les terminer avant l’été 2024. Cela nous permettra de passer l’été 2024 sans rupture dans l’approvisionnement d’eau. Il n’y à pas eu que des réactions avec une vote. Une quinzaine de propriétaire se posaient des questions. Est-ce légal de voter par email? Est-ce que l’asbl est légale? Est-ce qu’il y aura des frais supplémentaires? Est-ce qu’il a des puits inutilisés dans le domaine?

Sur la légalité de cette approche

Nous n’allons pas lancer un débat juridique. L’intention était bonne: le comité à voulu connaitre la vision des propriétaires. Ou bien on devrait organiser une réunion generale formelle à Ognies - avec seulement quelques dizaines de participants. Ou bien on utilisait un email simple, espérant que beaucoup de propriétaires allaient réagir. Presque 160 propriétaires ont donné une réponse: un résultat excellent qui dépasse largement les quelques dizaines de personnes présents lors d’une réunion physique à Ognies. Nous allons donc répéter cette méthode s’il y en à besoin.

Sur la légalité de l’asbl

C’est un sujet qui ne cesse pas d’intriguer certains et certaines. Sachez que notre asbl doit investir notre argent dans des lettres, des procédures, des batailles juridiques depuis plusieurs années. Ne nous inquiètent pas, mais c’est une perte d’argent… Que les avocats vont gagner ici.

Sur les frais pour ce projet

Ces travaux seront entièrement payés par le budget existant. Aucune contribution supplémentaire sera demandée pour réaliser les travaux.

Sur la présence d’autres puits

Et oui, il y en a. De qualité et performance différente. Mais ils n’offrent pas une solution stable. Trop petit, trop ferreux, il y à de nombreuses raisons pour ne pas nous lancer dans cette direction.

Voilà où nous en sommes. Vous étiez nombreux à dire oui. 

A nous de réaliser les travaux maintenant!

Cordialement,

Le Comité.

Utilisation correcte des conteneurs à déchets MOLOK!

 Chers Propriétaires,

Il reste difficile pour certains de comprendre ce qui est autorisé dans notre conteneur à déchets PMC. Ce qui est permis dans le sac bleu à la maison est également permis dans notre conteneur PMC. Et rien d'autre.

Nous avons remarqué ces déchets dans le conteneur PMD. Incroyable! Jeter secrètement quelques gravats dans le conteneur, ça passera? Malheureusement non.

Tout ce qui est mal placé dans le conteneur à déchets PMD sera éliminé par Veolia, qui gère nos déchets. Nous devons payer un supplément pour cela. De cette façon, tout le monde paie.

Merci dumper illégal, tout le domaine doit contribuer grâce à votre comportement !

Salutations,

Le Comité.

Le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 25 septembre 2023

         

Chers propriétaires,

Ci-dessous vous lisez le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 25 septembre 2023.

Bonne lecture!

Yves.

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25 septembre 2023 de 20.05 heures à 20.49 heures via Google Meet

Présents: Rik, Nancy, Stan, Yves  

Excusé : Bruno      

      

1. Démission de Stan et Rik.

• Stan (Constant Maes) a démissionné le 31/07/23 car il va travailler comme employé du domaine. 
• Rik (Hendrik Broeckx) a démissionné le 30/08/23 pour des raisons personnelles. 
• Les deux membres ont confirmé leur licenciement par lettre recommandée.-

2. Trop de propriétaires ne paient pas nos factures

• Nous constatons que trop de factures que l'asbl envoie aux propriétaires restent inpayées
• Cette situation ne peut pas continuer, le comité investit trop de temps dans le suivi des impayées
• Nous investissons un partenariat avec une agence de recouvrement comme suite:
• Les factures de l'asbl sont envoyées aux propriétaires avec un délais de paiement de 30 jours par courriel ou par poste ordinaire si le propriétaire ne dispose pas d'une adresse email
• Après 30 jours des rappels sont envoyées aux propriétaires avec un délais de paiement de 7 jours par l'asbl par courriel ou par poste ordinaire si le propriétaire ne dispose pas d'une adresse email
• pas de frais supplémentaires
• Le dossier est transmis à une agence de recouvrement qui fait le suivi auprès des propriétaires qui ne paient pas
• ils envoient des lettres recommandées
• la facture est majoré avec des frais supplémentaires en ligne avec le ROI

3. Il y a encore des réflexions sur la situation des poubelles. 

• Idée 1 : chacun possède sa propre poubelle
• Chaque propriétaire met ses poubelles à l'entrée de sa parcelle
• Cette idée est rejetée en raison, des camions devrons faire le tour du domaine avec toutes les nuisances que cela emporte 
• Idée 2 : déposer les sacs poubelles à l'entrée 
• Le camion poubelle d'Oignies viendra les récupérer à l'entrée du domaine
• M. Sobry sera contacté à cet effet.

Pour rapport, Stan Maes, complété par Yves Braeckman.
 
Stan Maes
Employé

Le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 20 septembre 2023

        

Chers propriétaires,

Ci-dessous vous lisez le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 20 septembre 2023.

Bonne lecture!

Yves.

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20 septembre 2023 de 20.10 heures à 20.45 heures via Google Meet

Présents: Rik, Nancy, Stan, Yves  

Excusé : Bruno            

1. Raccordement à l'eau dans le village

• Une cave doit être maçonnée et 100 m de canalisations doivent être enterrées. Ensuite il y aura un compteur et une pompe à surpression dans ce sous-sol. 
• Suivi d'un module électronique qui surveille l'installation pour éviter les pertes d'eau. 
• Le conseil d'administration décide de mener une enquête pour demander aux membres s'ils acceptent de dépenser 33 000 € pour cela.

2. Facturation de l’électricité et de l'eau

• Stan terminera à la facturation prochainement. Il s'agit d'une somme importante! Quelques compteurs supplémentaires doivent encore être enregistrés. 
• Nous prévoyons d'envoyer les factures vers 1/10.

Pour rapport, Stan Maes, comme adjoint au secrétaire Yves Braeckman.
 
Stan Maes
Employé

Le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 3 septembre 2023

       

Chers propriétaires,

Ci-dessous vous lisez le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 3 septembre 2023.

Bonne lecture!

Yves.

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3 septembre 2023 de 10.00 heures à 11.45 heures via Google Meet

Présents: Bruno, Rik, Nancy, Stan, Yves              

• Au sujet de la rémunération de Stan
• On contactera SD Worx pour régler les détails.
• Le BBQ de september 2023. 
• Il y a eu trop peu d'inscriptions et le BBQ est donc annulé. 
• Lisez aussi le blog à ce sujet pour l'année 2024.
• Rik Broeckx démissionne du conseil d'administration pour des raisons de santé. 
• Il reste bénévole.
• Lisez aussi le blog à ce sujet.
• Question de Stan: est-ce-qu’on ne fait pas de facture si le montant est trop petit ? 
• Le comité veut faire une facture pour n’importe quel montant.
• Enlever l’adhésion de Rik et Stan de la Banque Carrefour.
•  Stan prendra contact avec David.
• Le tracteur est vendu à Alex Dams.
• Où est notre pompe qui était en réparation?
• Nous allons contacter AXA pour demander une assurance conseiller juridique.
• Des nouveaux couvercles des puits d’eau seront fait Mr. Dewagtere. 

Pour rapport, Stan Maes, comme adjoint au secrétaire Yves Braeckman.
 
Stan Maes
Employé

Que se passe-t-il au sein du comité d'administration?

Chers propriétaires,

Récemment deux changements ont impacté notre comité d’administration.

Tout d’abord Stan Maes, notre secretaire, à quitté le conseil.

Ceci pour une raison simple et logique. Stan est désormais employé pour l’administration de notre domaine. Avec ce changement Stan peut libérer beaucoup plus de temps pour le domaine, ce qui était nécessaire. 

Il ne peut pas être à la fois secrétaire et employé - d’où la nécessité de quitter le conseil. Dans son rôle d’employé Stan continuera de nous prêter main forte. Les tâches dont Stan s’occupait en tant que secrétaire restent chez lui en tant qu’employé. Donc la continuation est garantie!

Puis Rik Broeckx a annoncé lors de notre dernière réunion sa décision de quitter le comité. Rik suit avec cette décision le conseil de son médecin. ‘Profitez de votre temps au lieu de travailler.’ Il a pris ce conseil à coeur et démissionne donc du comité en tant de vice-président.

Mais nous pouvons toujours compter sur l'expérience de Rik, qui reste actif en tant que bénévole. Les tâches dont Rik s’occupait en tant que vice-président sont transférées à Bruno. Donc là aussi, la continuation est garantie.

Finissons par un appèl: êtes-vous charmé par notre domaine? Pourriez-vous vous libérer quelques heures par mois? Alors notre conseil d’administration vous accueillera avec plaisir. Le domaine à besoin de personnes qui aident à organiser la vie au quotidien. Electricité, eau, routes, installations techniques, paiements, questions: notre équipe est à votre disposition. Venez nous rejoindre!

Cordialement, 

Bruno, Nancy & Yves.

Vous l'avez déjà lu : le barbecue de septembre n'aura pas lieu.

Chers propriétaires,

Vous l'avez certainement déjà lu : le barbecue de septembre n'aura pas lieu.

Nous n'avons reçu que 17 inscriptions et il nous en fallait au moins 90.
Ce n'est qu'à cette condition que le boucher voudrait s'occuper de notre barbecue.

En 2024, nous communiquerons plus tôt sur le barbecue afin que tous les propriétaires aient le temps de s'organiser pour y participer.

Vous avez déjà payé votre participation ? Alors nous vous rembourserons ! Nancy s'en chargera prochainement.

Cordialement,

Le Comité.

Ce n’est qu’à partir du 1er septembre que la poste fera le tour du domaine - gardez donc encore votre boîte aux lettres.

Chers propriétaires,

Monsieur François Mattys qui remplace le bourgmestre nous informe que certains propriétaires ont déjà enlevé leur boite aux lettres à l’entrée du domaine.

Mais, ce n’est qu’à partir du premier septembre que la poste fera le tour du domaine.

Donc actuellement, certaines boites ne sont plus là et le courrier ne peut plus être distribué.

Le facteur ne va malheureusement pas courir après vous s’il n’y a pas de boite à l’entrée.

 

Merci pour votre compréhension!

Le comité.

En raison de circonstances imprévues, Veolia a des retards pour lr vidange des conteneurs à déchets.

  

Chers propriétaires,

En raison de circonstances imprévues, Veolia a des retards lors du vidange des conteneurs à déchets. 

Nous avons reçu la promesse écrite suivante: les conteneurs à déchets seront vidés lundi. 

Merci de ne pas déposer de déchets dans les conteneurs Molok avant lundi. 

Merci pour votre compréhension!

Le comité.

Le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 3 juillet 2023

      

Chers propriétaires,

Ci-dessous vous lisez le compte rendu de la réunion du conseil d'administration du 3 juillet 2023.

Bonne lecture!

Yves.

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3 juillet 2023 de 20.00 heures à 21.00 heures via Google Meet

Présents: Bruno, Rik, Nancy, Stan, Yves

Lors d'une réunion, le comité a des discussion sur de différents points. Ceci ne sont pas de décisions. 

Une décision est marquée comme tel dans chaque compte rendu.

1/ Résidents avec yourte 7 et 247 & propriétaires de chalets en ruine.

Sur ce sujet le Comité décide que:

• On fait la différence entre deux catégories de terrains: occupé et non occupé.
• Terrain occupé : le terrain est habité (chalet, caravane, yourte) -> charges ‘bâti’.
• Terrain non occupé: le terrain est vide ou non habité (avec un chalet non utilisable / en ruine) -> charges ‘non bâti’.

2/ Arrêter de publier des rapports sur le blog ou avec login?

• On continue de publier les rapports, ils sont fréquemment consultés
• Dans chaque rapport mentionner que ‘le comité a des discussion sur de différents points’.
• S’il s’agit d’une décision, cela sera marqué comme tel.

3/ Permis de construire, quoi faire encore?

• Le raccordement à l’eau de ville est le dernier point à régler
• Le comité suit de proche l’avancement des travaux

4/ Diviser les charges en entretien de l'électricité, de l'eau et des routes & administration    

• Le Comité décide de le faire

5/ Permis pour puits d'eau et électricité. Stan avec de l'aide?    

• Stan cherche quelqu’un pour prêter main forte
• Le Comité suggère quelques noms de propriétaires qui peuvent aider

6/ Supprimer les anciennes dettes (irrécouvrables) des comptes.

• 40.000€ de dettes est encore ouverte
• Une partie est irrécouvrable (décès, déménagement à l’étranger, …)
• Nancy s’en occupe au mois d’août
• Les autres dettes restent actifs et restent à récupérer – voir point suivant

7/ Les débiteurs à poursuivre? Quelle procédure? Prendre contact?  

• Envoie d’une lettre et/ou courriel avec un rappel
• Puis les règles du ROI sont activées (lettre avocat, frais à charge des débiteur, augmentations)
• A noter que récupérer les dettes reste très difficile
• Le comité fait le tour des propriétaires avec les débiteurs

8/ La rémunération de Stan

• Une rémunération de 2.500€ par bénévole cette année, complété un contrat d’emploie
• Stan a démissionné du conseil car sa rémunération n'est pas compatible avec un mandat d'administrateur.

9/ Envoyer la présentation de l’Assemblée Générale aux membres

• Le Comité décide que ça sera fait
• Par mail et sur le blog (avec le compte rendu de l’AG)

10/ Rudi Van Meenen et l’enregistrement de l’Assemblée Générale?

• Le point reste dans le compte rendu de l’Assemblée Générale
• Un courier lui sera adressé en expliquant que son enregistrement doit rester en interne

11/ Travaux de l'électricien et photos des armoire

• Les travaux causent des inconvénients au domaine
• Le technicien n’avance pas car il est dérangé par des propriétaires
• Lors de ces travaux un plan officiel de l’installation électrique sera fait