La réunion commence à 20h05
Présent: Bruno, Nancy, Thomas,
Hendrik, Thierry et Stan, comme collaborateur.
1. Eau et chateau
Pendant les vacances de
Noël, il y a encore eu quelques problèmes de fuites d'eau. Tim a pu les
résoudre avec l'aide de quelques personnes (Hendrik, Serge, Jan, Alex, ...).
Tim a installé une caméra bon marché sur les compteurs. Il peut ainsi détecter
les fuites sans aide. Il a également installé un cadenas à combinaison afin que
tout le monde ne puisse plus entrer dans le château. Tous les codes et mots de
passe doivent être communiqués au conseil d'administration. Un plan des
capteurs doit également nous être remis. Il est important de rappeler que Tim
dispose désormais d'un contrat avec l’ASBL, ce qui encadre officiellement ces
interventions et clarifie ses responsabilités.
2. Refacturation des pertes via la facture d’électricité
Lors de la dernière AG,
un propriétaire a proposé d'inclure le coût des pompes dans la facture d'eau.
Le conseil d'administration a accepté cette proposition, car elle permet une
répartition plus équitable des coûts en fonction de la consommation. Mais il marque un point, car selon les
statuts (article 5.2: ‘Les charges communes (…) sont fixées annuellement lors
de l’assemblée générale qui approuve le budget’ et article 6.1 (compétences de
l’AG): ‘fixation du montant des frais annuels de gestion’), ceci ne peut se
faire sans l’approbation de l’AG. Ce point sera remis à l’ordre du jour de la
prochaine assemblée générale.
3.
Panneaux solaires
Les propriétaires
équipés d’un compteur qui ‘tourne à l’envers’ peuvent, sur une base annuelle,
ramener leur consommation à zéro et ne rien payer. Ce n’est pas équitable car,
en hiver, ils utilisent tout de même le réseau. À cette fin, il existait en
Flandre (et il existe encore en Wallonie) le tarif prosumer. En Wallonie, le
tarif prosumer est basé sur la capacité (€/kWe de l’onduleur) et varie selon le
gestionnaire de réseau.
Cette proposition n’est
pas retenue et il est décidé que:
-
Nous devons absolument changer les compteurs qui
tournent à l’envers. Tous les compteurs doivent être des compteurs numériques.
Nous devons absolument entamer le changement de ces compteurs.
-
Il faut que chaque détenteur de panneaux nous donne
quelques informations: capacité de l’installation, phase sur laquelle le
courant est injecté (de manière à s’assurer du bon équilibre entre les ^phase
sur le réseau de l’ASBL), copie du certificat de conformité produit par un
organisme de contrôle.
-
Nous devons mettre en place une proposition de contrat
qui devra être signé par tout détenteur de panneaux photovoltaïques pour
pouvoir injecter du courant dans le réseau. La règle de base est que l’on ne
peut rembourser plus que la consommation totale du chalet. Il ne peut y avoir
de gain par les détenteurs de panneaux. Dans le contrat, il doit y avoir une
interdiction de couper des arbres.
-
Bruno demande au syndicat neutre pour indépendants de
rédiger une proposition de contrat.
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Nous devons commencer à mettre en ordre les cabines
HT. Nous devons mettre ces cabines en ordre et les remettre au goût du jour. Il
faut compter quelques 25K€ pour les mettre en ordre.
-
Il ne peut y avoir de compteurs électriques dans les
cabines. Il faudra mettre une boîte à l’extérieur.
4. Website Nobertins.org
Un propriétaire demande à pouvoir présenter son site web (nobertins.org) et à en discuter lors de la réunion du CA. L’opinion personnelle d’un membre du comité: il est déconseillé de confier le site officiel en dehors du CA ; le site officiel reste le blog (que nous pouvons rafraîchir et mettre à jour). Le confier maintenant à des acteurs externes n’est pas une bonne idée: nous perdrions le contrôle. Nous risquerions de revivre ce que nous avons connu: un volontaire qui agit au nom de l’ASBL sans mandat, sans pilotage ni contrôle. Un membre du comité précise qu’il a déjà demandé l’autorisation et que le comité l’a refusée.
Il est décidé que nous ne sommes pas d’avis d’accepter qu’un site officiel de l’ASBL soit géré par une personne extérieure au comité. Nous devons garder une maîtrise totale de la gestion du site. Nous allons reprendre et réactiver le nom de domaine enregistré le nom « domainedesnobertins.be ». Le comité se chargera de le réactiver au nom de l’ASBL afin d’éviter l’apparition de plusieurs sites non officiels au nom de l'association.
5. Facturation
Nous rencontrons trop
de problèmes avec la facturation ; cela doit s’améliorer. Des solutions qui ont
déjà fait leurs preuves existent. Des plateformes comme Odoo ou OpenSyndic
(https://opensyndic.be/) peuvent convenir. De cette manière, nous pouvons automatiser
les calculs et la facturation à partir d’une plateforme.
Il est décidé que:
o
La feuille Excel de gestion et de calcul des factures
d’électricité et d’eau doit être revue, documentée et testée correctement avant
le début de la génération des factures de l’an prochain.
o
Pour les relevés électriques, nous devrions organiser
une journée de bénévolat avec un appel à des bénévoles pour exécuter le relevé
des compteurs sur une journée.
-
6. Proposition – Groupes de travail
Un propriétaire a
contacté un membre du conseil pour exprimer quelques préoccupations. L’une
d’elles: la création de différents groupes de travail de bénévoles.
Qu’attendons-nous?
Il est décidé que:
-
Nous devrions identifier les différents groupes de
travail qui devraient exister et ensuite faire une demande aux propriétaires
pour s’inscrire dans les groupes de travail.
o
Groupe de travail « Route »
o
Groupe de travail « Feuilles »
o
Groupe de travail « Rigoles »
o
Groupe de travail « Barbecue »
-
Nous organiserions, avec eux, une ou deux activités
par an pour chaque groupe de travail.
7. Barbecue Annuel
Des commentaires sont
apparus sur le chat et par messages privés au sujet de l’absence d’organisation
de moments de rencontre annuels tels que des réceptions de Nouvel An ou des
barbecues.
Voir le point précédent: Groupe de travail « Barbecue
»
8. Statut de le superviseur sur le domaine, pour de
petites interventions.
Jan prendra le rôle de superviseur. Stan a parlé avec
Jan et il accepte d'effectuer des tâches pour le domaine moyennant la
rémunération habituelle versée aux bénévoles. Il souhaite toutefois rester
libre et se réserve le droit de refuser une tâche.
9. Dialogue
avec la commune
Nous attendons de reprendre le contact avec le
bourgmestre qu’il ai retrouvé l’acte de base du domaine (dans les cartons de
son papa). Bruno demande à Michel de s’occuper de cela.
10. Date et adresse e-mail erronées sur le panneau
d’entrée (législation relative à la vidéosurveillance)
Il y a deux erreurs sur
le panneau à l’entrée du domaine. La date doit être 21/03/2007 et l’adresse
e-mail doit être nobertins.compta@gmail.com.
Stan s’occupera de résoudre le problème.
11. Mail d’un membre concerne les panneaux solaires
On met en place un contrat. Lorsque les gens concernés auront signé ce contrat, ils seront remboursés.
